Registrator till Kungälvs kommun

Beskrivning

Vill du ha en central roll i kommunens informationshantering? 

Som registrator är du en nyckelperson i kommunens hantering av dokument och ärenden. Hos oss i Kungälv blir du en del av ett team som ansvarar för kommunens registratur och du tillhör enheten Förvaltning och utredning. Tillsammans skapar vi rättssäkerhet, ordning och tillgänglighet i informationsflödet, alltid med ökad effektivitet och service som drivkraft. Vi är 22 medarbetare inom enheten och ansvarar för flera kommunövergripande processer som registratur, arkiv och nämndsamordning och även övergripande stödprocesser för kommunens utbildningsverksamhet.

Rollen innebär nära samarbete med kollegor i hela organisationen där du ger stöd i diarieföring, dokumenthantering i stort och bidrar till att utveckla våra processer.

Arbetsuppgifter

Som registrator ansvarar du för att allmänna handlingar hanteras rättssäkert, effektivt och med hög service. I rollen ingår bland annat:

• Registrering och diarieföring av handlingar, bedömningar av registreringsplikt, påbörja och avsluta ärenden och akter.
• Utlämning av allmänna handlingar, kvalificerade sekretessbedömningar och stöd vid praktisk hantering.
• Daglig hantering av fysisk och digital post och utskick av postlista samt bevakning av funktionsbrevlådor.
• Service till medborgare, media och kollegor vid utlämning av handlingar och frågor om dokumenthantering.
• Stöd och utbildning till handläggare i dokumenthantering och diarieföring.
• Samordning och uppdatering av dokumenthanteringsplaner i samverkan med verksamheter och arkivfunktion.
• Säkerställande av ordnad arkivering i närarkiv.
• Bidra till utveckling och effektivisering av processer och rutiner inom området.
• Andra administrativa uppgifter inom enheten som till exempel viss fakturahantering kan komma att ingå.
• Uppgifter inom kommunens valorganisation kan komma att ingå.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har erfarenhet av administrativt arbete inom kommun eller annan offentlig organisation samt utbildning inom administration. Du ska ha god kunskap i offentlighets- och sekretesslagstiftning och vara både kunnig och driven gällande digitala verktyg. Utmärkt svenska i tal och skrift är en förutsättning för detta jobb. 

Meriterande är om du har högskoleutbildning inom arkiv- och informationsvetenskap, offentlig förvaltning, juridik eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Det är också meriterande om du fullgjort en registratorsutbildning på diplom-, certifierings- eller högskolenivå.  Tidigare erfarenhet av att arbeta som registrator, särskilt inom kommun, arbetat i digitala ärendehanteringssystem, dokumenterad erfarenhet av arkivvård och de förutsättningar som i övrigt gäller för myndigheters hantering av handlingar är också meriterande.  

Vi söker dig som tar initiativ och driver arbetet framåt. Du planerar och prioriterar dina uppgifter självständigt och gör självständiga bedömningar av registreringsplikt och sekretess. Du är flexibel och kan snabbt ställa om när förutsättningarna ändras och hanterar både brådskande ärenden och långsiktiga uppgifter med samma engagemang.

Du samarbetar smidigt med kollegor och verksamheter för att skapa ordning och effektiva rutiner, och du ger professionell och vänlig service till medborgare, media och kollegor vid frågor om handlingar och dokumenthantering. Du arbetar strukturerat och metodiskt så att diarieföring, sekretessbedömningar och övrig dokumenthantering alltid håller hög kvalitet, och du säkerställer att allt arbete följer lagar och riktlinjer. Dessutom bidrar du aktivt till att utveckla rutiner för framtidens informationshantering.

Stor vikt kommer läggas vid personliga egenskaper. 

Tjänsten kommer att säkerhetsprövas. 

Urval sker löpande, vänta inte med din ansökan!