Administratör med korttidsrekrytering till vård- och omsorgsboende - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning

Som administratör utför du dels allmänna kontorsuppgifter, inrapportering i olika system och arbetar i flera allmänna och verksamhetsanpassade IT-stöd. Du ansvarar också för den operativa bemanningsplaneringen av vikarier vid oplanerad frånvaro såsom vid sjukdom eller vård av barn. Vid behov kan du också behöva vara behjälplig i den strategiska schemaplaneringen.

Du har din huvudsakliga arbetsplats på ett av våra vård- och omsorgsboenden (Ranrikegården, Båtsmansgärdet, Ytterbyhemmet, Kaprifolen/Gläntan, Solhaga eller Ekhaga) men ingår i ett kluster med särskilt ansvar för samverkan med ett annat boende. Du ingår i ett nätverk tillsammans med andra administratörer där ni tillsammans samordnar era processer, arbetsuppgifter, uppdrag och rutiner för alla vård- och omsorgsboenden i kommunen.  Du rapporterar till närmsta chef som är enhetschefen på boendet och dina arbetstider är i huvudsak dagtid, måndag till fredag, men även kvällstid kan förekomma. Sysselsättningsgraden är 100 % vilket motsvarar 40 timmar.

Arbetsuppgifter

Dina arbetsuppuppgifter består i att ansvara för den operativa bemanningsplaneringen av vikarier vid oplanerad frånvaro såsom vid sjukdom eller vård av barn, detta genom att hantera vikariebokningar i Time Care Pool och MA. Du är även ansvarig för att vikarier får inloggningsuppgifter, kunskaper i system samt introduktion. Vidare är du systemansvarig för verksamhetens systemstöd för larm, nyckelskåp och Phoniro samt behandlar poster i personalsystemet Personec. Du hanterar beställningar, inköp, uppackning och inventering till verksamheten samt fakturahantering. Du gör också felanmälningar och uppföljningar gällande fastigheten samt hanterar administration kring nycklar och telefoner. Du är behjälplig i processer kring hyresgäster så som vid in- och utflytt, visa lägenheter och beställa slutbesiktningar.

Kvalifikationer

Som administratör söker vi dig som är noggrann och strukturerad. Du har ett gott bemötande och professionellt förhållningssätt. Du har förmåga att planera och prioritera ditt arbete på ett effektivt och strukturerat sätt, både kort- och långsiktigt. Verksamheten är händelsestyrd och därmed kan uppdrag och förutsättningar snabbt förändras vilket ställer krav på flexibilitet och stresstålighet samt att du kan hantera hög arbetsbelastning tidvis. Då kommunikation sker via mail, chatt, telefon och i dialog såväl med chef, omsorgspersonal, kollegor och andra samarbetspartners bör du ha en god kommunikativ förmåga och goda kunskaper i svenska språket. Du har förmåga att arbeta självständigt men också att kunna skapa relationer och samarbeta med andra.

Krav:

• Gymnasieexamen med adekvat inriktning.
• Goda kunskaper i svenska språket så du kan göra dig förstådd i både tal och skrift.

Meriterande:

• KY/YH utbildning inom personal- och löneadministration alternativt utbildning från universitet/högskola med inriktning social omsorg, personal, offentlig förvaltning eller annat som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.
• Tidigare arbetslivserfarenhet från administrativt arbete.
• Erfarenhet från arbete i Time Care, Time Care Pool och MA, Winst och Visma/Självservice samt Nilex.
• B-körkort. 

Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper. Tester kan komma att användas i samband med rekrytering. 

Välkommen med din ansökan!