Registrator/miljökoordinator till vårt trevliga gäng på miljöenheten

Beskrivning

Miljöenheten söker en engagerad registrator som vill vara med och utveckla ärendehanteringen inom verksamheten och samtidigt bidra till kommunens gemensamma arbete med digital ärendehantering och informationsförvaltning. Hos oss får du en central roll i att säkerställa spårbarhet, transparens och rättssäkerhet i hanteringen av framförallt miljöenhetens ärenden som i huvudsak utgör myndighetsutövning.

Du kommer att arbeta nära miljöenhetens handläggare och registrator samtidigt som du har samarbete med kommunens gemensamma registratur och arkivarier. En viktig uppgift är att vara med och samordna ärendehantering och systemfunktioner mellan miljöenheten och kommungemensamma processer och system, för en god ärendehantering och informationsförvaltning i hela kommunen. Du tycker om utvecklingsarbete och är lösningsinriktad inom din administrativa roll tillsammans

Samarbete och samsyn är en nyckel i arbetet hos oss. Arbetet är omväxlande och du måste kunna anpassa dig till ändrade omständigheter. Gruppen består av två registratorer, en verksamhetsutvecklare, 23 handläggare och en chef. Till de två registratorstjänsterna är även en verksamhetsutvecklingsgrupp kopplad som bland annat arbetar med frågor kring vårt ärendehanteringssystem. Som så många andra arbetar vi för en ökad digitalisering både inåt och utåt. Du behöver därför vara intresserad och kompetent inom det området. Vi sätter stort värde på intresse inom miljöenhetens verksamhetsområden eftersom det sker ett tätt samarbete med handläggarna. Vi försöker alltid hjälpas åt.

Arbetsuppgifter

Din huvudsakliga uppgift är alla de delar som ingår i ärendehanteringen, bland annat diarieföring, starta och avsluta ärenden, expediering, arkivering, utlämning av allmän handling med mera. Det innebär att du bevakar att myndigheten fullgör sina  skyldigheter vad gäller en korrekt hantering av allmänna handlingar. Kopplat till ärendehanteringen ingår också viss nämndadministration.

Miljöenheten har precis infört ett nytt ärendehanteringssystem och du kommer att ha en viktig roll i det fortsatta arbetet, bland annat genom stöd till handläggare i funktionalitet, informationsstruktur och generell kvalitetssäkring av ärendehanteringen. I detta vill vi också att du bidrar till att driva digital utveckling framåt. 

I rollen ingår också andra uppgifter såsom fakturering, rådgivning och service till kollegor och medborgare, samverkan med kommunens kontaktcenter och allmän utveckling av enhetens administrativa rutiner.

Kvalifikationer

Du ska ha administrativ utbildning. Tjänsten förutsätter goda kunskaper i bland annat förvaltningslag, offentlighet och sekretess. Det är meriterande om du har högskoleutbildning inom arkiv- och informationsvetenskap, offentlig förvaltning, juridik eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Det är också meriterande om du har fullgjort en registratorsutbildning på diplom-, certifierings- eller högskolenivå.  

Vi vill att du har minst ett års erfarenhet av administrativt arbete inom kommun eller annan offentlig förvaltning. Det är meriterande med tidigare erfarenhet av att arbeta som registrator, att ha arbetat i digitala ärendehanteringssystem, ha dokumenterad erfarenhet av arkivvård och de förutsättningar som i övrigt gäller för myndigheters hantering av handlingar.  

Du ska ha mycket god datorvana och erfarenhet av att arbeta i ett modernt ärende- och dokumenthanteringssystem samt Officepaketet.

En förutsättning för detta jobb att du kan uttrycka dig mycket väl i tal och skrift på svenska. 

Mycket stor vikt läggs vid personliga egenskaper.

Personliga egenskaper

För att klara denna roll behöver du vara strukturerad och ha förmågan att planera och organisera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du kan hantera arbetstoppar och prioritera. Du driver dina processer vidare och håller tidsramar. Vi vill att du är lättlärd och har lätt att anpassa dig till ändrade omständigheter och snabbt kan ändra synsätt och förhållningssätt. 

Du behöver vara självgående och ta ansvar för dina arbetsuppgifter, samtidigt som du är aktiv och duktig på att samarbeta bra med andra genom att exempelvis lyssna, kommunicera och lösa eventuella konflikter på ett konstruktivt sätt. Du har god social kompetens och bidrar till att skapa ömsesidigt förtroende och respekt i mötet med våra interna och externa kontakter.

Vi söker dig som är motiverad och tycker att det är meningsfullt att arbeta med att utveckla administrativa uppgifter. Du bidrar till en positiv arbetsmiljö genom att vara engagerad och delaktig. Vi vill också att du är serviceinriktad genom att vara lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar.

Intervjuer och urval sker löpande under processen.

Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid.

Tjänsten kommer att säkerhetsprövas.